Suatu acara berarti pertemuan yang direncanakan dan diadakan dengan partisipasi sekelompok orang: liburan, pertemuan bisnis, acara olahraga, pesta anak-anak, kampanye iklan, dll. Karena acara ini paling sering dihadiri oleh sejumlah besar peserta, sangat penting untuk menjaga keselamatan semua yang diundang, serta bahwa mereka nyaman, tidak ada yang bosan, tidak ada keluhan tentang menu, kinerja para seniman, desain ruang pertemuan, dll. Untuk menghindari kejutan yang tidak menyenangkan, Anda harus berhati-hati Tetapi untuk mempersiapkan.
Persiapan acara dimulai dengan perencanaan. Lebih baik khawatir tentang bagaimana merencanakan acara sebelumnya. Semakin banyak waktu yang tersisa sampai tanggal yang signifikan, semakin banyak peluang untuk memikirkan semuanya, menimbang, menghindari kesalahan dan umpan balik negatif dari peserta. Rencana dibuat sesuai dengan spesifikasi acara, tetapi ada rekomendasi umum untuk perencanaan.
Apa yang harus direncanakan
Pertama-tama, tujuannya. Tidak ada acara yang diadakan begitu saja. Pemimpin perusahaan ingin mencapai hasil tertentu: pembentukan budaya perusahaan, promosi barang di pasar, perluasan platform untuk bisnis, pengumpulan karyawan, perayaan ulang tahun (pengakuan resmi atas jasa-jasanya kepada perusahaan), dll. Hal utama adalah bahwa tujuan harus konkret, dirumuskan dengan jelas dan dapat dicapai. Bersama dengan tujuannya, jenis acara juga ditentukan (prasmanan, piknik, liburan di taman air, dll.).
Tahap perencanaan berikutnya adalah anggaran. Tidak peduli seberapa keras penyelenggara mencoba, itu tidak akan mungkin untuk mewujudkan semua ide kreatif jika anggaran tidak memungkinkan ini. Karena itu, sebelum memutuskan bagaimana menyusun rencana aksi, Anda perlu memutuskan keuangan.
Barang-barang berikut dipertimbangkan:
- jumlah dan jenis kelamin tamu (diperlukan untuk membuat menu, pilihan minuman);
- tempat acara;
- desain dan peralatan teknis;
- transport (jika acara jauh);
- pengambilan foto dan video;
- undangan tuan rumah, seniman;
- hadiah dan hadiah;
- Liputan media tentang acara tersebut (jika perlu).
Kuisioner
Setelah mengklarifikasi masalah di atas, Anda dapat mulai menyusun kuesioner untuk para undangan. Jadi akan lebih mudah untuk memperhitungkan keinginan para tamu. Menurut hasil survei, Anda mungkin harus melakukan penyesuaian rencana dan perkiraan. Kami menawarkan perkiraan daftar pertanyaan:
- Apakah Anda berencana untuk menghadiri acara tersebut?
- Jika Anda tidak berencana untuk menghadiri acara tersebut, lalu untuk alasan apa?
- Bagaimana Anda mengetahui tentang acara tersebut?
- Bagaimana pendaftaran untuk berpartisipasi dalam acara tersebut (sangat sederhana, sederhana, tanpa masalah, dengan kesulitan kecil, kesulitan apa pun)?
- Apakah Anda punya keinginan pada menu?
- Siapa yang akan membayar partisipasi Anda dalam acara tersebut?
- Apa topik, pertanyaan diskusi yang Anda minati?
- Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang acara tersebut, yang mana?
- Apakah Anda memiliki pertanyaan untuk pembawa acara, yang mana?
- Bagaimana Anda ingin menerima informasi tentang acara (alamat, email, telepon)?
- Lainnya
Pertanyaan disesuaikan tergantung pada jenis dan konten acara. Hal utama adalah menyusun kuesioner sehingga penyelenggara menerima semua jawaban yang ia minati. Ini akan membantu menentukan bagaimana menyusun rencana aksi, untuk menghindari segala macam kesalahpahaman. Jadi, mitra bisnis Muslim selama jamuan makan tidak akan menyentuh daging babi (yang berarti bahwa menu harus mencakup hidangan dari ayam, kalkun), dan lelucon dari pihak perusahaan terkemuka mungkin bagi sebagian orang tampaknya tidak lucu. Tentu saja, survei itu harus anonim.
Setelah informasi dikumpulkan, karyawan langsung menuju persiapan rencana.
Cara merencanakan acara: contoh
Formulir rencana dikembangkan sesuai dengan GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem dokumentasi organisasi dan administrasi terpadu. Persyaratan untuk dokumen. " Secara tradisional, rencana tersebut mencantumkan jenis-jenis pekerjaan untuk persiapan dan pelaksanaan acara, tenggat waktu dan mereka yang bertanggung jawab. Pada awal dokumen harus ditunjukkan nama organisasi dan jenis dokumen untuk persetujuan, tanggal, nomor dan tempat persiapan dokumen, cap persetujuan. Secara terpisah menyusun dokumen keuangan, lembar persetujuan, dan pengenalan dokumen. Dalam bentuk diagram, terlihat seperti ini:
|
Saya menyetujui --------------- --------------- (posisi kepala perusahaan) ------------------------------------- (Nama lengkap) (tanda tangan) |
|||
|
Rencana Tindakan untuk persiapan dan pelaksanaan -------------------------------------------------- ---- (nama acara) |
|||
|
Tanggal: Lokasi: Tujuan acara: |
|||
| Tidak. | Jenis pekerjaan | Tenggat waktu | Bertanggung jawab |
| 1. | Pembentukan panitia | 12/15/2014 | Nama lengkap |
| 2. | Menyusun program budaya | 12/15/2014 | Nama lengkap |
| 3. | … | ||
Rencana tersebut juga dapat mencakup kolom "hasil" dan "catatan".
Rencana yang disusun dibahas dengan manajemen perusahaan, disetujui dan dikomunikasikan kepada karyawan. Orang-orang yang bertanggung jawab meletakkan tanda tangan mereka di lembar sosialisasi dan menerima salinan rencana tersebut. Setelah itu, pertanyaan: "Bagaimana cara menyusun rencana aksi?" dianggap tertutup.
Sebagai aturan, acara diadakan beberapa kali setahun, sehingga manajer acara atau spesialis lainnya harus menyusun rencana aksi tahunan. Bagaimana cara menyusun rencana aksi untuk tahun ini?
Rencana tahunan
Sebelum melanjutkan dengan persiapan rencana tahunan, Anda perlu menganalisis kegiatan perusahaan selama setahun terakhir. Berdasarkan hasil pekerjaan analitis, sebuah laporan dikompilasi, yang isinya akan menetapkan sasaran untuk 12 bulan ke depan. Acara yang diadakan pada tahun kalender baru akan ditujukan untuk mencapai tujuan-tujuan ini dengan tepat.
Acara direncanakan berdasarkan bulan. Berapa banyak acara yang harus dilakukan setiap bulan - perusahaan memutuskan. Itu semua tergantung pada tujuan dan masalah yang mendesak. Kegiatan satu kali, berkala, dan berkelanjutan dipertimbangkan. Peristiwa satu kali termasuk, khususnya, pembelian peralatan dari perusahaan asing. Acara saat ini juga diadakan sekali, tetapi membutuhkan waktu yang lebih lama. Peristiwa berkala diulang pada interval waktu tertentu. Ini dapat berupa pengembangan staf (konferensi, seminar, webinar), pengembangan dan implementasi proyek, acara perusahaan dan banyak lagi. Semua peristiwa harus konsisten secara logis satu sama lain pada kelayakan, subjek dan waktu acara.
Formulir rencana tahunan
Rencana tahunan disusun dalam bentuk rencana kerja umum atau jadwal waktu. Terkadang kedua opsi tersebut sesuai (misalnya, jika pelaku bekerja di organisasi yang berbeda). Mari kita pertimbangkan jenis rencana ini secara lebih rinci.
Dalam rencana tahunan umum, nomor seri, nama acara, tenggat waktu, hasil, eksekutif dan catatan dicatat. Bab "Hasil" menunjukkan produk dari kegiatan spesialis: diagram proses atau mekanisme, proyek yang diselesaikan, laporan, paket dokumen, dll.
| Tidak. | Nama acara | Hasil | Tenggat waktu | Pemain | Catatan | ||||
| Mulai | Berakhir | LLC | OJSC | CJSC | |||||
| 1. | Konferensi internasional | Koleksi Abstrak | 01/15 | 01/17 | Nama lengkap | Nama lengkap | Nama lengkap | Mahasiswa universitas khusus dilibatkan | |
| 2. | Presentasi variasi keju baru | Laporkan presentasi variasi keju baru | 16.02 | 02.17 | Nama lengkap | Nama lengkap | Nama lengkap | Teknolog perusahaan terlibat | |
| 3. | … | ||||||||
Saat menyusun jadwal waktu, kegiatan ditunjukkan untuk setiap bulan. Persimpangan antara nama acara dan bulan dilukis. Sebuah dokumen mungkin terlihat seperti ini:
| Tidak. | Nama acara | Hasil | Pemain | Tahun 2014 | Catatan | ||
| Januari | Februari | Maret | |||||
| 1. | Konferensi internasional | Koleksi Abstrak |
LLC OJSC CJSC |
||||
| 1.1. | Persiapan buletin | Surat informasi | Manajer kantor | ||||
| 2. | Presentasi variasi keju baru | Laporkan presentasi variasi keju baru | |||||
| 2.1. | Persiapan brosur | Selebaran | Departemen pemasaran | ||||
Selain rencana tahunan, alasan untuk tindakan, pelaporan dan formulir kontrol, serta lampiran sedang dikembangkan. Aplikasi meliputi:
- catatan keuangan;
- rencana komunikasi, dukungan acara lainnya;
- analisis risiko.
Semua paket di atas adalah untuk orang dewasa. Namun berbagai acara digelar bersama anak-anak. Pola membuat rencana untuk para pria hampir sama, tetapi ada beberapa fitur.
Cara membuat rencana tindakan untuk anak-anak
Acara untuk warga negara muda berbeda dari yang untuk orang dewasa, terutama, pendidikan dan (atau) orientasi peningkatan kesehatan. Penanggung jawab adalah guru yang ditunjuk, psikolog, penghibur, pustakawan, penasihat di kamp kesehatan dan spesialis lainnya yang bekerja dengan anak-anak. Spesifikasi acara tergantung pada usia anak-anak dan tugas yang ditetapkan. Pertimbangkan fitur perencanaan acara di taman kanak-kanak, sekolah, perpustakaan dan rekreasi.
Prasekolah
Kegiatan taman kanak-kanak adalah bagian dari rencana tahunan. Disediakan untuk:
- matinees (tanggal tematik dan hari libur);
- liburan olahraga;
- hari dan minggu kesehatan (termasuk berbagai kegiatan);
- pertemuan orang tua, dll.
Untuk masing-masing kegiatan ini, rencana atau skenario disusun, yang disetujui oleh manajer dan disetujui oleh wakilnya. Tunjukkan nama acara, tujuan, tugas, waktu dan tempat acara, peralatan, inventaris, jalannya acara (dalam naskah) dan yang bertanggung jawab. Berikut adalah contoh rencana aksi Hari Kesehatan:
|
Saya menegaskan: kepala --------------- (Nama lengkap) "____" ______________ 2014 |
|||
|
Setuju: Wakil Kepala OIA ------------------------------ (nama lengkap) "____" ______________ 2014 |
|||
| Rencana Aksi Hari Kesehatan (tanggal) | |||
| Waktu dan tempat | Nama Acara | Grup | Bertanggung jawab |
|
8.00 - 8.30 Lapangan olahraga |
Senam pagi | Semua grup | Pendidik kelompok |
|
10.00 -10.30 Gedung olah raga |
Relay balapan | Kelompok senior | Instruktur pendidikan jasmani, pendidik kelompok |
| … | |||
|
15.00 - 15.20 Kolam renang |
Waktu luang olahraga "Neptunus datang kepada kami" | Kelompok menengah | Instruktur renang, perawat, pendidik kelompok |
| Siang hari | Laporan foto dari Health Day | Semua grup | Guru kelompok, asisten guru |
Bergantung pada spesifikasi acara, hasil yang diharapkan dapat diindikasikan (pengurangan kejadian murid, pembentukan gagasan tentang gaya hidup sehat pada anak-anak, peningkatan tingkat budaya pedagogis orang tua, dll.).
Skenario acara untuk anak-anak prasekolah adalah permainan, pertunjukan berdasarkan dongeng, trik sulap, atraksi. Adalah penting bahwa liburan menjadi menarik, menyenangkan, bersemangat, dan yang paling penting - berguna untuk anak-anak.
Sekolah
Kegiatan untuk siswa direncanakan selama tahun sekolah dan selama liburan. Rencana tindakan disusun oleh kepala sekolah, guru kelas, guru pendidikan jasmani, guru penyelenggara, dan psikolog. Rencana yang disusun oleh guru diperiksa dan disetujui oleh kepala sekolah. Tujuan dan sasaran acara dipertimbangkan, hasil yang diharapkan, mereka yang bertanggung jawab ditunjuk. Ketika membuat rencana, usia anak-anak, minat mereka, masalah di kelas (kinerja akademik, perilaku, hubungan dalam tim, dll.), Serta faktor-faktor objektif (musim, jenis pemukiman, terutama medan, iklim, dll.) Diperhitungkan, tanggal yang tak terlupakan. Sesuai dengan ini, acara diadakan pada tema "Ksatria dan Putri", "Kenalan dengan Teater Musikal", "Liburan Musim Panas", "Mereka Berjuang untuk Tanah Air" dan lainnya. Yang utama adalah anak-anak harus tertarik. Para siswa sendiri juga terlibat dalam persiapan dan perencanaan acara. Bagaimana cara membuat rencana aksi? Sampel disajikan dalam tabel.
|
Saya menyetujui No. Kepala Sekolah --------------------------- (nama lengkap) |
||||
| Rencana pendidikan liburan musim gugur | ||||
| Tidak. | Acara | Tanggal | Kelas | Waktu |
| 1. | Kunjungi Teater Musikal Komedi | 10/28/2013 | 11 | 4 sore |
| 2. | Operasi Cure a Book | 10/29/2013 | 5-6 | 12.00 |
| 3. | … | |||
Perpustakaan anak-anak
Staf perpustakaan memastikan bahwa anak-anak membaca lebih banyak dan menyukai buku. Untuk tujuan ini, malam sastra, kuis, lelang, dll diadakan Bagaimana cara menyusun rencana aksi di perpustakaan? Pekerjaan ini dilakukan dalam beberapa tahap. Tema acara dipilih, tujuan dan penargetan usia ditentukan. Sesuai dengan usia peserta, karya sastra dipilih, naskah disusun.
Pustakawan jangan lupa tentang iklan: poster, selebaran, undangan dibuat. Poin penting adalah persiapan bahan ilustratif. Acara itu sendiri direkam, dianalisis, dan dipromosikan di media. Bentuk rencana mungkin seperti ini:
| Tidak. | Formulir Acara | Nama Acara | Hadirin | Tanggal |
| 1. | Kontes | Hari Valentine | Siswa sekolah menengah | 02/14 |
| 2. | Tanya Jawab Malam | "Siapa yang tahu lebih banyak dongeng?" | Anak-anak prasekolah dan siswa sekolah dasar | 03/18 |
| 3. | … |
