Tidak mungkin membayangkan kantor modern perusahaan tanpa pertukaran telepon mini. Lagi pula, perangkat ini bertanggung jawab untuk mengatur komunikasi internal berkualitas tinggi dan penggunaan saluran telepon kota secara rasional. Saat ini, perjuangan antara pekerja kantoran untuk mendapatkan hak untuk melakukan panggilan dari satu-satunya nomor yang tersedia adalah hal di masa lalu. Saat ini, masalah ini diselesaikan dengan menggunakan jalur eksternal dan internal. Jumlah nomor telepon rumah tidak perlu ditingkatkan. Bagaimana cara memilih PBX untuk kantor dan cara menginstalnya? Anda akan menemukan jawaban untuk ini dan pertanyaan lain di artikel ini.
Apa itu PBX?
Office PBX adalah pertukaran telepon otomatis kecil. Ini dirancang untuk melayani sejumlah kecil nomor kota. Dengan perangkat seperti itu, perusahaan tidak dapat mengalokasikan garis terpisah untuk setiap nomor yang digunakan. Ini mengarah pada biaya panggilan yang lebih rendah.
PBX memusatkan beban pada saluran. Karena masing-masing dari mereka digunakan lebih intensif, perusahaan dapat menolak sebagian dari angka-angka tetap atau memastikan fungsi normal perusahaan jika ada kekurangan.
Prinsip operasi pertukaran telepon mini-otomatis untuk kantor mirip dengan pekerjaan stasiun multichannel tempat operator komunikasi telepon bekerja. Perbedaannya hanya pada jumlah kamar yang dilayani. Untuk instalasi kantor, jumlah ini jauh lebih kecil. Juga, mini-ATS dicirikan oleh gangguan ke jalur internal dan eksternal.
Bagaimana cara memilih PBX untuk kantor? Baca lebih lanjut tentang ini di bawah ini.
Bagaimana cara memilih PBX kantor?
Untuk membuat pilihan yang tepat saat membeli PBX, Anda harus memutuskan input data dan menunjukkan kriteria yang diinginkan.
Input mengacu pada jumlah saluran tetap yang tersedia dan jumlah ekstensi pekerjaan yang diinginkan. Distribusi standarnya adalah ini: setiap baris kota sesuai dengan 3-4 domestik. Dalam hal apa pun, ketika menentukan jumlah kamar yang dilayani, Anda disarankan untuk berkonsultasi dengan spesialis dalam memasang PBX untuk kantor. Kapasitas terkecil dari perangkat semacam itu adalah 3 saluran tetap dan 8 pelanggan internal.
Perlu untuk mengklarifikasi apakah setelah instalasi kantor PBX akan tetap ada saluran eksternal dan internal gratis. Stok semacam itu seharusnya tidak besar, tetapi dengan absennya dalam waktu dekat sejumlah masalah mungkin muncul. Kita tidak boleh melupakan saluran internal untuk faks dan modem.
Anda juga harus memutuskan pabriknya. Perusahaan paling populer yang memproduksi PBX untuk kantor adalah Panasonic dan LG.
Ada sejumlah masalah penting yang hanya perlu Anda diskusikan dengan spesialis koneksi PBX:
- kehadiran adaptor bawaan untuk menghubungkan baterai daya yang tidak dapat terputus;
- kebutuhan konektor untuk komputer yang melakukan protokol negosiasi;
- kemampuan untuk mengatur mode distribusi muatan secara merata di setiap jalur kota.
Sekarang Anda tahu cara memilih PBX untuk kantor. Waktunya telah tiba untuk mempelajari lebih lanjut tentang fungsi utama perangkat ini.
Fungsi utama yang dilengkapi dengan PBX
Office PBX memiliki fungsi utama berikut:
- Penerusan Panggilan Fungsi ini adalah yang paling populer, terlepas dari jenis kegiatan perusahaan. Ini memungkinkan Anda untuk mengalihkan panggilan masuk ke faks atau karyawan tertentu perusahaan. Untuk melakukan ini, cukup tekan nomor ekstensi yang sesuai pada sistem telepon dan tutup telepon. Pihak luar akan mendengar melodi hingga koneksi baru dibuat. Jika karyawan tertentu tidak ada di tempat, atau salurannya sedang sibuk, panggilan eksternal akan dikembalikan ke telepon sistem.
- "Intersepsi" suatu panggilan. Fungsi ini diperlukan dalam kasus ketika salah satu karyawan pergi ke desktop lain, dan pada saat itu teleponnya berdering. PBX untuk kantor memungkinkan karyawan ini menerima panggilan bahkan saat bergerak di sekelilingnya. Untuk ini, karyawan harus memutar nomor kombinasi tertentu pada salah satu perangkat.
- Terima panggilan saat panggilan berlangsung. Jika panggilan paralel tiba selama panggilan, sinyal tertentu akan terdengar di handset. Dengan mengetikkan kode sederhana, Anda dapat menjawab panggilan ini.
- Pesanan koneksi. Jika upaya yang gagal untuk mencapai nomor darat yang terus-menerus sibuk, Anda perlu memanggil kode khusus. PBX akan memberi tahu Anda bahwa saluran yang diperlukan telah dirilis dan koneksi akan dibuat secara otomatis.
- "Ikuti aku." Fungsi ini memungkinkan Anda untuk mengarahkan ulang ke salah satu nomor internal di sekeliling kantor. Dengan demikian, karyawan tersebut mungkin tidak berada di tempat kerja, tetapi semua panggilan masuknya akan diterima olehnya.
- Panggilan konferensi. Fungsi ini memungkinkan Anda untuk menghubungkan satu atau lebih peserta tambahan ke percakapan telepon. Peserta konferensi dapat menjadi pelanggan internal dan eksternal.
- Koneksi ke percakapan. Berkat fungsi ini, manajer dapat setiap saat terhubung dengan bawahannya, bahkan jika percakapan telepon sedang dilakukan pada saat itu. Hanya pelanggan dengan tingkat prioritas yang sesuai yang dapat terhubung ke percakapan. Proses ini disertai oleh sinyal suara. Level prioritas terkait ditetapkan selama instalasi dan konfigurasi PBX.
Fitur tambahan dari PBX
Selain fungsi dasar yang kantor PBX miliki secara default, ada sejumlah fungsi tambahan yang berguna dalam kasus tertentu. Beberapa dari mereka dijelaskan di bawah ini.
Jika resepsionis sibuk menggunakan telepon sistem, panggilan masuk dapat diantri. Pelanggan eksternal tidak akan mendengar bunyi bip, tetapi pesan suara yang dapat Anda buat sendiri. Ini bisa berupa pesan iklan atau permintaan sederhana untuk tetap terhubung.
Pilihan lain untuk sedikit meringankan sekretaris adalah dengan memberikan hak kepada pelanggan eksternal untuk menghubungi nomor internal yang diperlukan dari karyawan perusahaan tertentu sendiri.
Kemampuan untuk menggunakan prosesor ucapan memungkinkan Anda melengkapi setiap ekstensi dengan mesin penjawab. Selain itu, voicemail tersebut memungkinkan untuk memproses panggilan masuk tanpa melibatkan operator.
Untuk menentukan karyawan mana yang melakukan panggilan jarak jauh atau internasional, dimungkinkan untuk mengeluarkan kode pribadi untuk masing-masing karyawan, dengan menggunakan mana seseorang akan dapat menggunakan komunikasi jarak jauh. Jika karyawan tidak memiliki satu set angka khusus, maka ia tidak akan dapat menelepon saluran tol.
Di bawah ini akan dijelaskan jenis PBX kantor standar dan modern.
PBX analog
PBX analog dapat digunakan ketika jumlah pelanggan internal tidak lebih dari lima puluh, dan persyaratan tinggi tidak dikenakan pada fungsi jaringan telepon.
Peralatan tersebut mengubah ucapan menjadi sinyal listrik berdenyut atau kontinu yang amplitudo bervariasi. Hingga saat ini, analog mini PBX mampu melayani hingga 46 port.
Keuntungan utama dari peralatan tersebut adalah biaya yang lebih rendah dibandingkan dengan digital pada indikator kapasitas yang sama. Kerugian dari PBX analog adalah sejumlah kecil fungsi layanan.
PBX digital
PBX digital dapat melayani lebih dari 50 port. Peralatan tersebut mengubah ucapan menjadi aliran pulsa biner menggunakan teknik modulasi kode pulsa.
PBX digital memiliki biaya yang lebih tinggi dibandingkan dengan yang analog. Namun berkat ini, perangkat semacam itu memiliki banyak fungsi layanan. Juga, PBX ini jauh lebih mudah dipasang di kantor.
PBX nirkabel
PBX nirkabel untuk kantor memberikan mobilitas bagi karyawan dan tidak memerlukan kabel. Saat menggunakan perangkat semacam itu, pekerja memiliki telepon tanpa kabel yang dapat digunakan untuk bergerak di sekeliling keseluruhan.
Tidak seperti seluler, nirkabel gratis. Kapasitas pertukaran telepon mini-otomatis semacam itu dapat ditingkatkan tanpa masalah. Pengoperasian koneksi ini tidak memerlukan izin.
Tidak seperti telepon kabel, radio dilindungi dari mendengarkan dan koneksi rahasia. Kualitas suara saat menggunakan PBX nirkabel ditandai sebagai tinggi.
PBX virtual
Virtual PBX untuk kantor adalah produk dari teknologi terbaru. Itu terletak di server operator Internet, tidak memerlukan pembelian peralatan tambahan dan bekerja berdasarkan jaringan yang tersedia di kantor.
Saat menggunakan peralatan seperti itu, biaya komunikasi dikurangi seminimal mungkin. Jika perlu, perluasan kapasitas PBX ini dilakukan dengan sangat cepat.
Jika kantor telah mengubah lokasi, maka mengubah nomor telepon yang tersedia tidak diperlukan. Juga tidak perlu memanggil spesialis untuk menginstal dan menghubungkan PBX seperti itu - semua kontrol dilakukan melalui Internet.
PBX menggunakan GSM
Mini PBX GSM untuk kantor dirancang untuk mengatur komunikasi telepon di tempat-tempat di mana tidak ada kemungkinan saluran biasa, tetapi ada sinyal dari operator seluler.
GSM-gateway membantu meningkatkan jumlah saluran eksternal, sambil memberikan pengurangan biaya kantor untuk komunikasi seluler. Pemasangannya dimungkinkan di gedung, kota atau negara mana pun di mana jaringan IP Anda akan tersedia. PBX mini untuk kantor yang menggunakan peralatan seperti itu memberikan kemampuan untuk membuat sebanyak mungkin panggilan seluler dengan menggunakan tarif Internet atau perusahaan ketika mereka di bawah biaya panggilan normal.
Instalasi PBX kantor
Instalasi PBX untuk kantor termasuk desain dan konfigurasi. Mendengarkan pendapat seorang spesialis dalam menghubungkan peralatan tersebut, Anda perlu menentukan opsi yang paling relevan untuk Anda dan kapasitas pertukaran telepon yang diperlukan.
Tahap pemasangan selanjutnya adalah pemasangan peralatan. Biasanya terletak di dalam kabinet khusus. Setelah menghubungkan port eksternal dan internal, semua kabel dilintasi dan ditandai dan proses pengujian awal sistem dilakukan.
Langkah selanjutnya adalah pemrograman dan konfigurasi PBX. Proses ini murni bersifat individual untuk klien tertentu, karena keinginan dan persyaratan masing-masing berbeda.
Jika kantor perusahaan berlokasi di beberapa gedung, maka masing-masing dari mereka harus membuat PBX sendiri, yang akan berkomunikasi satu sama lain menggunakan batang digital atau analog. Biasanya satu sistem telepon digunakan, dipasang dengan sekretaris. Karyawan yang tersisa harus dibekali dengan peralatan konvensional. Jika menjadi perlu untuk memasok semua karyawan dengan telepon sistem, maka akan perlu untuk membeli papan sistem tambahan untuk PBX, yang akan memerlukan biaya tambahan.
