Risalah rapat merupakan dokumen yang mencerminkan semua keputusan penting dari acara ini. Penyusunan yang salah, baik dari segi makna maupun dalam desain, dapat menyebabkannya diperdebatkan oleh para peserta dalam pertemuan tersebut. Selain itu, ada risiko potensial untuk membuat keputusan manajemen yang salah jika risalah rapat produksi berisi informasi yang menyesatkan. Mengaturnya dengan benar akan membantu serangkaian rekomendasi sederhana.
Teks dokumen ini biasanya berisi dua bagian: pengantar dan utama. Risalah rapat (babak pertama) mencakup deskripsi parameter utama acara: posisi, nama lengkap peserta, ketua dan sekretaris. Ketika salah satu dari mereka yang hadir memiliki status khusus (diundang, pakar, pengamat, dll.), Ini juga dicatat dalam dokumen. Jika pertemuan dihadiri oleh banyak orang, risalah rapat dapat berisi data tentang mereka di lembar terpisah, yang merupakan aplikasi dokumen yang tidak dapat dipisahkan. Bagian pengantar diakhiri dengan agenda yang berisi daftar masalah yang ditangani. Diinginkan untuk mengaturnya menjadi penting, namun, mungkin ada faktor-faktor lain yang mempengaruhi tempat itu dalam daftar pertanyaan. Sebagai contoh, struktur agenda mungkin tergantung pada hubungan logis dari sebagian masalah atau pekerjaan orang yang berpartisipasi dalam acara tersebut. Dokumen itu sendiri dieksekusi pada kop surat organisasi (unitnya), harus ditunjukkan saat rapat berlangsung.
Risalah rapat di bagian utama harus sesuai dengan yang pengantar. Khususnya, barang-barangnya harus dalam urutan yang sama seperti pada agenda. Algoritma untuk membangun teks yang menangkap informasi pada setiap item agenda adalah sebagai berikut: "mendengarkan", "berbicara", "memutuskan". Aturan utama dalam bagian protokol ini adalah protokol seharusnya tidak berubah menjadi semacam transkrip.
Secara khusus, sub-item "mendengarkan" menggambarkan siapa yang menjadi pembicara utama dalam masalah ini, apa yang ia sarankan sebagai hasil pidatonya. Untuk pembicara, peserta juga menunjukkan siapa yang mengatakan apa yang mereka usulkan. Keputusan itu memperbaiki posisi akhir dari mayoritas peserta rapat. Jika itu diadopsi dengan pemungutan suara, maka akan ditunjukkan berapa banyak orang untuk itu, berapa banyak yang menentangnya, serta jumlah abstain. Tergantung pada pentingnya masalah yang dibahas, nama lengkap dapat dicantumkan. orang yang telah mengambil posisi ini atau itu.
Protokol pertemuan disusun oleh sekretaris, dokumen itu sendiri ditandatangani oleh eksekutif dan ketua rapat. Sumber informasi untuk kompilasi adalah draft tulisan tangan, catatan yang dibuat menggunakan perekam suara, transkrip. Jika resolusi masalah yang diidentifikasi selama pertemuan membutuhkan otoritas pejabat senior yang tidak berpartisipasi dalam rapat, persetujuan tambahan dapat diberikan untuk keputusan oleh kepala ini. Protokol yang ditandatangani dan terdaftar dapat dikirim baik sebagai dokumen tunggal, dan dalam bentuk ekstrak untuk pejabat, yang hanya bagian dari pertanyaan yang berlaku.
