Setiap dokumen analitis adalah alat kategori manajemen yang memungkinkan Anda membuat keputusan yang tepat. Dokumen ini menampilkan ikhtisar dari subjek penelitian tertentu, dengan kesimpulan tentang hasilnya, menunjukkan metode untuk implementasinya. Informasi dapat dimasukkan dalam catatan tentang studi dan temuan sebelumnya.
Struktur dokumen
Pada tingkat tindakan pengaturan, struktur dokumen tidak ditentukan, tidak ada persyaratan ketat untuk persiapannya. Suatu praktik tertentu telah dikembangkan dalam dokumen, poin-poin wajib berikut dibedakan:
- header dokumen, judul;
- penjelasan;
- pengantar;
- esensi dari masalah yang dijelaskan, yaitu, bagian utama dari dokumen;
- kesimpulan dan kesimpulan;
- Tanda tangan pencetus dan tanggal.
Di akhir dokumen, setelah kesimpulan, bisa ada daftar literatur yang digunakan, laporan yang diandalkan penulisnya saat menulis catatan, dan daftar aplikasi.
Tutup dan judul dokumen
Bagian dari dokumen ini dipersiapkan dengan ketat sesuai dengan standar yang diadopsi dalam alur kerja bisnis.
Contoh penulisan catatan analitis:
Kepala LLC ….
F.I.O.
(dari) siapa
Kepala unit struktural ….
F.I.O.
Catatan analitik
Jika pendaftaran dokumen-dokumen tersebut disediakan oleh aliran dokumen internal, tanggal dan nomor keluar dari catatan harus ditempelkan.
Anotasi atau Kata Pengantar
Paragraf dokumen ini memberikan uraian singkat tentang esensi masalah. Jika kita berbicara tentang komunitas ilmiah, maka tujuan utama dan metode yang digunakan dalam analisis data dapat ditunjukkan. Paragraf catatan ini dapat menggambarkan sumber data, alasan penggunaannya. Tujuan strategis, pencapaian yang mengilhami penulis dokumen untuk melakukan penelitian, harus ditampilkan.
Perhatikan contoh penulisan catatan analitik.
Jika dokumen terkait dengan manajemen dokumen internal, maka kata pengantar biasanya singkat:
… Pada hasil inventarisasi gudang No. …. dilakukan … tanggal …
atau
… Tentang kemajuan pekerjaan yang direncanakan untuk kuartal saat ini oleh departemen … nama …
Jika kita berbicara tentang dokumen yang digunakan dalam komunitas ilmiah, atau tentang menganalisis masalah serius, maka kata pengantar mungkin terlihat seperti ini:
… Abstrak: Selama 3 bulan terakhir, analisis permintaan konsumen untuk mobil berdasarkan kategori dan merek mereka di toko … nama …
Penelitian dilakukan dengan menggunakan analisis multivariat klasik. Data dirangkum dalam tabel bersama dengan penilaian semua faktor pada skala sepuluh poin. Menurut hasil penelitian, pemimpin tak terbantahkan itu diidentifikasi … dengan nama kendaraan …
Contoh penulisan catatan analitik pada departemen penjualan suatu perusahaan:
… Perusahaan … nama … selama 6 bulan, analisis hasil departemen penjualan. Akibatnya, sejumlah penyimpangan dari indikator yang direncanakan diidentifikasi dengan kemungkinan alasan untuk penampilan mereka.
|
Indikator yang dianalisis |
rencananya |
fakta |
% penyimpangan |
alasan |
|
Penerimaan kas dari penjualan, RUB |
||||
|
Stok gudang ……….. |
Bagian utama dari dokumen
Pada bagian catatan ini, disarankan untuk mematuhi struktur tertentu:
- Deskripsi masalah yang akan dianalisis.
- Metode yang digunakan dalam analisis.
Jika dokumen tersebut ternyata banyak, maka dimungkinkan untuk membuat konten dengan indikasi nomor halaman, nama-nama bagian tertentu dari dokumen.
Penekanan utama adalah pada teknik analisis dengan kesimpulan awal. Jika teori-teori tertentu muncul dalam perjalanan kerja, maka mereka disuarakan dalam dokumen. Yang utama adalah bahwa struktur bagian utama dokumen memiliki logika.
Perhatikan contoh penulisan catatan analitis, deskripsi esensi masalah.
Manajemen perusahaan …. Saya menghubungi organisasi kami karena kenyataan bahwa selama 2 tahun terakhir di departemen penjualan telah terjadi penurunan laba secara stabil. Selama negosiasi, terungkap bahwa tidak ada penurunan jumlah pelanggan, sebaliknya, selama 2 tahun terakhir jumlah mereka telah tumbuh sebesar 20%. Pada saat yang sama, pendapatan menurun hingga 30%. Dalam menganalisis kegiatan departemen penjualan, metode berikut digunakan ……………..
Bagian terakhir, kesimpulan
Catatan analitis suatu perusahaan (contohnya ada di artikel ini) atau tentang seorang ilmuwan, politik tidak bisa tanpa kesimpulan. Selain itu, dokumen yang berisi ramalan dan rekomendasi untuk tindakan selanjutnya dianggap benar-benar dibuat dengan benar. Dan konstruksi kesimpulan dan rekomendasi ini seharusnya hanya didasarkan pada penelitian yang dilakukan dan hasil yang diperoleh sebagai hasilnya. Dalam hal ini, kesimpulan tidak boleh diulangi, artinya dengan yang diperoleh sebelumnya, yang dijabarkan di bagian utama catatan.
Catatan analitis (contoh di bawah) tidak boleh mengandung kontradiksi, terutama di bagian akhir, hubungan yang jelas antara kesimpulan dan analisis harus dilacak dalam dokumen. Tidak ada "pidato" terakhir yang tidak dibenarkan oleh teks di atas, yaitu, tidak ada kesimpulan pribadi.
Pertimbangkan contoh catatan analitis (contoh).
… Untuk menghilangkan kerugian dari penjualan yang telah diamati selama 2 tahun terakhir, langkah-langkah berikut harus direncanakan:
|
Efek Ekonomi yang Diharapkan |
Sampai tanggal berapa acara harus diadakan |
Diperlukan tindakan |
Bertanggung jawab |
Tidak disarankan untuk menarik kesimpulan pada lebih dari satu halaman A4.
Tanda Tangan dan Aplikasi
Pada akhir dokumen, posisi dan nama lengkap (dengan decoding) dari penulis harus terdaftar. Jika analisis dilakukan oleh beberapa orang, maka mereka harus ditunjukkan. Tanggal penulisan catatan dan tanda tangan ditempelkan. Jika dokumen dirancang untuk berbagai orang atau dipindahkan ke unit struktural lain dari perusahaan, Anda dapat menentukan detail kontak untuk umpan balik.
Catatan analitik (contoh yang kami ulas) mungkin memiliki aplikasi. Ini adalah dokumen tambahan yang mungkin berisi grafik dan data antara, daftar istilah yang digunakan, atau formula untuk perhitungan yang digunakan oleh penulis. Anda dapat menentukan daftar referensi, informasi yang menjadi dasar analisis.
