Semua orang tahu kata protokol. Pekerja kantor secara teratur mendengarnya selama pertemuan, petugas polisi menggunakannya dalam kegiatan profesional mereka, dan kepala negara dan diplomat dipaksa untuk mematuhi aturan yang ditentukan kepada mereka. Apa itu protokol? Kami akan mencari tahu di bawah ini.
Arti konsep protokol
Seperti banyak istilah lain, kata ini memiliki beberapa arti. Itu semua tergantung pada bidang kegiatan di mana konsep yang diinginkan diterapkan. Jadi, kami akan mempertimbangkan situasi yang paling umum ketika berbicara tentang protokol adalah kebiasaan.
Jika kita berbicara tentang lingkungan bisnis, maka protokol adalah dokumen yang menggambarkan acara (rapat, rapat, dewan direksi, dll.).
Kami sudah menyebutkan di atas tentang polisi, yang juga sering membuat dokumen serupa. Dalam hal ini, fakta kejahatan atau pelanggaran tersirat.
Dalam format internasional, protokol adalah seperangkat aturan yang harus diikuti dalam pertemuan resmi antara pejabat pemerintah dan pejabat diplomatik. Misalnya, ada protokol pertemuan antara kepala negara atau kunjungan ke presiden.
Namun, dalam artikel ini kita akan fokus pada konsep protokol bisnis.
Risalah rapat
Rapat bisnis adalah bagian integral dari semua proses dalam lingkungan bisnis. Mereka dapat lulus secara resmi, dengan mempertimbangkan waktu yang ditentukan dan hanya di gedung kantor. Tanggal bisnis informal juga sangat populer. Dalam kasus kedua, Anda dapat melakukannya tanpa konfirmasi protokol percakapan. Jika pertemuan itu resmi, maka harus secara tertulis sesuai dengan semua aturan.
Protokol disimpan oleh sekretaris atau orang lain dengan otoritas tersebut. Untuk tetap mengikuti percakapan, cobalah mencari tahu perkiraan daftar masalah yang akan dibahas pada pertemuan tersebut. Kehadiran perekam suara tidak akan berlebihan sehingga tidak ketinggalan perinciannya, karena protokolnya adalah deskripsi yang sangat detail dari suatu peristiwa bisnis.
Nama-nama yang hadir serta tidak hadir harus dicatat. Untuk Anda sendiri, Anda dapat membuat catatan mengenai lokasi semua orang yang datang ke rapat, sehingga kepengarangan kata-kata tertentu dapat ditunjukkan tanpa kesalahan.
Di awal setiap pertemuan, urutan pertimbangan masalah ditentukan, pastikan untuk menuliskannya kata demi kata.
Jika rapat memiliki suara, maka tunjukkan hasilnya (berapa banyak orang yang mendukung dan berapa banyak yang menentang). Jika ada sejumlah kecil orang yang hadir dalam rapat, Anda juga memiliki kesempatan untuk mencatat nama dan nama keluarga semua pemilih.
Jangan menunda eksekusi protokol dalam kotak yang panjang, karena selama ini Anda bisa melupakan detail rapat.
Protokol negosiasi
Negosiasi berbeda dari pertemuan bisnis biasa karena biasanya mereka membahas satu atau beberapa masalah yang memainkan peran besar bagi kedua belah pihak. Dalam hal ini, protokol adalah peluang untuk memperbaiki semua nuansa percakapan dan persyaratan para pihak. Masalah yang tidak selalu dianggap diselesaikan segera setelah negosiasi pertama, sehingga direktur atau karyawan lain memerlukan waktu dan informasi lengkap tentang pertemuan tersebut.
Protokol negosiasi disusun berdasarkan prinsip yang sama dengan dokumen bisnis apa pun.
Penting untuk menunjukkan tanggal peristiwa yang dijelaskan, nomor dokumen, dan versi lengkap dari nama tersebut. Berikut ini adalah pengantar, yang harus menunjukkan daftar peserta dan masalah utama untuk diskusi.
Pada bagian utama, informasi biasanya dibagi menjadi tiga bagian: "Mendengarkan, " "Berbicara, " "Memutuskan." Dalam versi lengkap protokol, kata-kata dari semua pembicara dikutip kata demi kata. Juga, dalam beberapa kasus, ekstrak dari protokol digandakan, menduplikasi bagian tertentu dari itu.
